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Revista 31 - Jul/Ago 2006

Controle de custos

Com profissionalização do setor, instituições adotam controle financeiro e ganham melhor dimensão sobre resultados de cada departamento ou curso


Da Trama Comunicação

Com a estrutura complexa das instituições de ensino superior, definir a melhor metodologia para gestão financeira é sempre um dos grandes desafios. No Brasil, uma das alternativas mais viáveis para esse controle é a transformação de cada curso
ou departamento da instituição em unidades de negócios independentes. Ao implementar tal metodologia, a IES passa a computar as despesas diretas - horas-aula pagas aos professores, por exemplo - separadamente para cada centro de custo. As despesas operacionais são rateadas por meio de um estudo que representa o gasto de cada unidade. "Assim, é possível determinar quais cursos dão lucro e quais não dão. É a melhor alternativa", declara Isabel Cristina Gozer, coordenadora do curso de pós-graduação MBA em Controladoria da Universidade Paranaense (Unipar).

"As instituições utilizam muito o valor do faturamento de cada curso para estabelecer o rateio, mas o ideal seria um método estatístico de componentes principais, no qual se faz um estudo sobre algumas variáveis (como salas, laboratórios e bibliotecas), verificando quanto cada uma delas pesa para a IES, explicando melhor o rateio", defende Rodrigo Capelato, assessor econômico do Sindicato das Entidades Mantenedoras de Estabelecimentos de Ensino Superior no Estado de São Paulo (Semesp).


Sistema ABC de custos

Para evitar o rateio das despesas comuns, a maioria das instituições internacionais utiliza o sistema ABC de custos (custos por atividades), muito utilizado em setores industriais, como o automobilístico, siderúrgico e petroquímico. Apesar de não ter conquistado espaço no mercado educacional brasileiro, o método prevalece nos EUA e na Europa.

Nesse sistema, consideram-se três estágios: os elementos de custos (recursos físicos e humanos), as atividades da empresa e o produto final. Os recursos são alocados para as atividades, gerando, assim, o produto final. "É um sistema complicado de ser utilizado porque existe uma dificuldade de mapear as atividades da empresa sem confundi-las com os elementos de custos", afirma Rodrigo Capelato.

Com essa metodologia, atividades como atendimento ao aluno, serviços de secretaria, entre outros, são executadas para cada curso. "O método é considerado eficiente para saber o custo de cada atividade, além de não eliminar a divisão da IES em unidades de negócios. Os setores de serviços, em geral, equacionam as duas metodologias", revela Wellington Rocha, professor de controladoria dos cursos de Ciências Contábeis da Fundação Instituto de Pesquisas Contábeis Atuariais e Financeiras (Fipecafi). "Ele é justificável quando há mais de um curso dentro de cada unidade de negócio. Se uma secretaria atende aos alunos de Pedagogia e de Letras, por exemplo, poderá saber quanto cada um demanda", ressalta.

 

"Com a divisão da
instituição por unidades de
negócios, é possível determinar quais cursos dão lucro e quais não dão. É a melhor alternativa", Isabel
Cristina Gozer, coordenadora do MBA em Controladora da Unipar

 

O Senac de São Paulo chegou a realizar estudos para verificar a aderência do método de custeio por atividades a seu sistema de gestão. "Encontramos dificuldades porque ficaríamos na dependência de uma estrutura tecnológica muito grande para gerir todos os custos e preferimos manter as divisões que já temos", afirma Márcio Souza, gerente de finanças do Senac, que também exerce as funções de controller. Atualmente, cada unidade educacional do Senac é administrada como uma unidade de negócio independente. Além disso, as unidades de negócios são divididas internamente por áreas de atuação e por modalidade de curso - graduação, pós-graduação, tecnológico e outros. "Conseguimos medir o desempenho financeiro de cada curso", diz Souza.

 

"Eu não posso determinar o valor de meu produto sem saber quanto ele realmente custa. Muitas vezes, as
instituições tendem a acompanhar só o mercado, sem avaliar se elas
conseguem cobrir os custos e acabam cobrando a mais ou a menos", Isabel Cristina Gozer, coordenadora do MBA em Controladora da Unipar

 

Outra instituição a aderir ao sistema de unidades de negócios foi o Centro Universitário Eurípedes de Marília (Univem), cuja transformação ocorreu em 2003. Como possuía poucos cursos na época, a mantenedora cuidava de toda a parte financeira. Porém após sua transformação em centro universitário, foram abertos diversos cursos de graduação tradicional e tecnológica, além de seqüenciais, especializações lato sensu e um mestrado. "Adotamos a controladoria e nossa gestão financeira melhorou muito. Agora, identificamos exatamente os resultados de cada curso", comenta Gilberto Temple, diretor- financeiro da instituição.


Márcio Souza, controller do Senac, mede o desempenho financeiro de cada
curso da instituição por meio de gestão baseada em unidades de negócios


Vantagens

Um eficiente sistema de gestão financeira é fundamental para que a IES possa determinar o valor real da mensalidade de cada curso. "Eu não posso determinar o valor de meu produto sem saber quanto ele realmente custa. Muitas vezes, as instituições tendem a acompanhar só o mercado, sem avaliar se elas conseguem cobrir os custos e acabam cobrando a mais ou a menos", avalia Isabel. A coordenadora do MBA em Controladoria da Unipar afirma ainda que as entidades educacionais têm de realizar constantemente a reestruturação de seus custos, vendo o que pode ser melhorado ou economizado.

Com as informações financeiras bem organizadas, a instituição leva vantagem também quando precisa tomar um empréstimo. "Uma organização que tem conhecimento de seus recebíveis consegue levantar dinheiro muito mais fácil, barato e com um prazo mais longo do que outra que não tem um bom cadastro de alunos e uma projeção profissional em toda a sua parte financeira", assinala Oliver Mizne, diretor da Ideal Invest.

 

Controladoria financeira

Para que esses sistemas financeiros mais utilizados sejam implementados com eficiência, uma nova figura administrativa vem se destacando nas IES privadas: o controller financeiro. "Muitas instituições usaram dinheiro próprio e empréstimos de curto prazo para financiar um negócio que necessita de um tempo maior para se estabelecer. Chegou uma hora em que suas contas atingiram o negativo, momento em que finalmente a profissionalização atingiu essa área pela necessidade", comenta Oliver Mizne.

Segundo Oliver, há cinco anos, a maioria das instituições tinha algum membro da família proprietária responsável pelo departamento financeiro. Os poucos profissionais da área financeira tinham um poder de decisão muito restrito.O controller tem um papel mais estratégico e encontra-se à frente da controladora com a missão de garantir que a escola atinja os objetivos financeiros de seu plano estratégico e operacional.

O profissional responsável por gestão financeira necessita, em primeiro lugar, ter uma dimensão estratégica do negócio da instituição. "É uma visão diferente da do contador que só trabalha com as informações do balanço da empresa para questões tributárias e fiscais. O controller tem de organizar as informações e enxergá-las de forma a fornecer indicadores financeiros que permitam ao gestor e ao mantenedor tomar decisões rápidas dentro da instituição", explica Rodrigo Capelato, assessor econômico do Semesp.

Seus conhecimentos sobre a empresa chegam ao ponto em que ele sabe qual o retorno que campanhas de publicidade darão para a instituição, apesar de não possuir atuação no marketing", acrescenta Isabel Cristina Gozer.

Para tanto, a controladoria ou o controller tem de coordenar o processo de planejamento estratégico e, em seguida, acompanhar a execução destes planos. Segundo Wellington Rocha, para fazer este acompanhamento, o profissional precisa valer-se de três instrumentos: orçamento, contabilidade e sistema de cálculo de custo. "A controladoria deve cuidar do sistema de orçamento, desde a preparação até seu acompanhamento ao longo do tempo,
apurando as divergências entre o que foi planejado e o que foi realizado. Quando faz isso, a área realimenta o planejamento e a instituição vai acertando o rumo", diz Rocha. Além disso, os números tirados da contabilidade vão ajudar nesse primeiro processo, enquanto o cálculo de custo pode considerar gasto por curso, turma, aluno ou até estabelecimento, se a IES tiver mais de um. "O ideal seria ter a visão dos números por todas essas perspectivas", comenta o professor da Fipecafi.

 

 

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